- Sản phẩm thuộc lĩnh vực: Cải cách thủ tục hành chính trong quản lý, cung cấp và tra cứu thông tin thuốc tại Khoa Dược.
- Nội dung sản phẩm:
Trong quá trình hoạt động chuyên môn, nhân viên y tế thường xuyên cần tra cứu thông tin thuốc như: danh mục thuốc bệnh viện, phân loại BHYT, vị trí kho, hướng dẫn sử dụng thuốc, tương tác thuốc, các quy trình chuyên môn dược…Tuy nhiên, thực tế cho thấy:
- Thông tin còn phân tán ở nhiều nguồn (Excel, PDF, giấy tờ…)
- Khó tra cứu nhanh, mất nhiều thời gian
- Dữ liệu chưa đồng bộ, cập nhật chậm
- Nhân viên mới khó tiếp cận
Nhằm khắc phục các tồn tại trên, Khoa Dược đã triển khai xây dựng Website thông tin thuốc nội bộ dựa trên nền tảng Google sites, kết hợp với AI, App Script, Google sheets và Google Drive nhằm tạo ra một hệ thống tra cứu tập trung, dễ sử dụng và linh hoạt.
Nội dung chi tiết của mô hình/giải pháp:
Website được xây dựng trên nền tảng Google Sites, kết hợp Google Apps Script, Google Sheets, Google Drive và công nghệ AI để tạo thành một hệ thống tra cứu thông tin thuốc trực tuyến, hoạt động theo quy trình sau:
Bước 1: Quản lý dữ liệu tập trung
Toàn bộ dữ liệu về danh mục thuốc, hoạt chất và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc được lưu trữ tập trung trên Google Sheets và Google Drive. Google Sheets đóng vai trò là cơ sở dữ liệu chính, trong khi Google Drive lưu trữ các tệp hướng dẫn sử dụng thuốc dưới dạng điện tử, giúp việc cập nhật và quản lý dữ liệu được thực hiện đồng bộ.
Bước 2: Xử lý dữ liệu bằng Google Apps Script
Google Apps Script được sử dụng để kết nối website với cơ sở dữ liệu. Với sự hỗ trợ của công nghệ AI trong quá trình phát triển và tối ưu mã nguồn, hệ thống có khả năng tiếp nhận yêu cầu tìm kiếm, xử lý dữ liệu và truy xuất thông tin theo tên thuốc hoặc hoạt chất một cách nhanh chóng và chính xác.
Bước 3: Tra cứu trên Google Sites
Người dùng chỉ cần truy cập website nội bộ, nhập tên thuốc hoặc hoạt chất vào ô tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu đến Google Apps Script để tìm kiếm dữ liệu trong Google Sheets và Google Drive, sau đó hiển thị đầy đủ các thông tin liên quan như tên thuốc, hoạt chất, dạng bào chế, hàm lượng, quy cách đóng gói và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc.
Bước 4: Hiển thị kết quả
Kết quả được hiển thị trực tiếp trên website. Người dùng có thể xem hoặc mở ngay tờ hướng dẫn sử dụng thuốc dưới dạng điện tử mà không cần tìm kiếm hồ sơ hoặc tài liệu giấy.
Việc số hóa dữ liệu và tích hợp hệ thống tra cứu trên nền tảng trực tuyến góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác quản lý dược, đơn giản hóa quy trình tra cứu, giảm thời gian tìm kiếm thông tin, đồng thời hạn chế sử dụng hồ sơ, văn bản và tài liệu giấy, qua đó góp phần cải cách hành chính, giảm chi phí in ấn, lưu trữ và nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác thông tin thuốc.
Website được thiết kế theo hướng trực quan, thân thiện với người dùng, cho phép truy cập trên nhiều thiết bị như máy tính và điện thoại di động. Nội dung được sắp xếp khoa học thành các chuyên mục chính bao gồm:
- Bản tin thông tin thuốc (cập nhật thông tin thuốc mới, điểm tin cảnh giác dược…)
- Tài liệu chuyên môn dược (Cập nhật hướng dẫn phác đồ điều trị, thông tư pháp chế liên quan)
- Hướng dẫn sử dụng kháng sinh
- Tra cứu Tờ Hướng dẫn sử dụng thuốc (cung cấp thông tin tờ HDSD thuốc cho tất cả thuốc nội viện và cập nhật hàng năm)
- Tra cứu Danh mục thuốc toàn viện
- Quy trình hoạt động chuyên môn Dược
- Thông báo từ khoa Dược
- Hướng dẫn sử dụng thuốc dành cho Điều dưỡng
Link truy cập: //sites.google.com/view/emedbvab/trang-ch%E1%BB%A7
Phân tích tính mới và tính sáng tạo:
Giải pháp có tính mới và sáng tạo ở việc xây dựng một cổng thông tin dược nội bộ tập trung trên nền tảng Google Sites, tích hợp Google Apps Script, Google Sheets, Google Drive và công nghệ AI để quản lý, cập nhật và khai thác dữ liệu một cách đồng bộ. Khác với phương thức trước đây phải tra cứu thông tin từ nhiều nguồn riêng lẻ, lưu trữ bằng hồ sơ giấy hoặc các tệp rời rạc, hệ thống cho phép tập trung toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng trực tuyến, giúp người dùng dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi trong phạm vi được phân quyền.
Điểm sáng tạo của giải pháp là ứng dụng AI trong quá trình xây dựng và tối ưu mã nguồn Google Apps Script, giúp phát triển các chức năng tìm kiếm thông minh theo tên thuốc hoặc hoạt chất, tự động liên kết dữ liệu với Google Sheets và Google Drive, đồng thời hiển thị kết quả nhanh chóng trên giao diện Google Sites. Nhờ đó, việc tra cứu danh mục thuốc, tờ hướng dẫn sử dụng thuốc, bản tin thông tin thuốc, tài liệu tập huấn điều dưỡng và các tài liệu chuyên môn khác được thực hiện trên cùng một hệ thống mà không cần tìm kiếm thủ công.
Bên cạnh đó, giải pháp góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số và cải cách hành chính thông qua việc số hóa tài liệu, giảm sử dụng hồ sơ và văn bản giấy, giảm chi phí in ấn và lưu trữ, rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý, cập nhật và chia sẻ dữ liệu trong hoạt động chuyên môn của khoa Dược. Hệ thống được xây dựng trên các nền tảng điện toán đám mây sẵn có nên có chi phí triển khai thấp, dễ bảo trì, dễ mở rộng và có thể bổ sung thêm các chức năng mới khi có nhu cầu.
- Tình hình triển khai và thực hiện sản phẩm, mô hình cải cách hành chính:
Giai đoạn 1: Xây dựng dữ liệu nền (danh mục thuốc, tài liệu chuyên môn)
Giai đoạn 2: Thiết kế website trên Google Sites
Giai đoạn 3: Chạy thử nghiệm nội bộ tại Khoa Dược
Giai đoạn 4: Triển khai cho toàn bộ nhân viên y tế trong bệnh viện
Hiện tại, hệ thống đã được đưa vào sử dụng thực tế, nhận được phản hồi tích cực từ nhân viên y tế về tính tiện lợi và hiệu quả tra cứu.
- Hiệu quả của sản phẩm (tính khả thi và thực tiễn)
Về Kết quả cụ thể sản phẩm mang lại cụ thể như sau:
Giải pháp được xây dựng trên nền tảng Google Sites, kết hợp Google Apps Script, Google Sheets, Google Drive và công nghệ AI, tận dụng hạ tầng sẵn có của hệ sinh thái Google nên không yêu cầu đầu tư máy chủ hoặc phần mềm chuyên dụng, chi phí triển khai và duy trì thấp, dễ vận hành, bảo trì và mở rộng.
Sau khi triển khai, giải pháp đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý và cung cấp thông tin thuốc, cụ thể:
- Thời gian tra cứu danh mục thuốc, hoạt chất, tờ hướng dẫn sử dụng thuốc và các tài liệu chuyên môn giảm từ khoảng 3–5 phút xuống còn 15–30 giây cho mỗi lần tra cứu, tương đương giảm khoảng 85–90% thời gian so với phương thức tìm kiếm thủ công.
- Toàn bộ danh mục thuốc, tờ hướng dẫn sử dụng thuốc, bản tin thông tin thuốc, tài liệu tập huấn điều dưỡng và các tài liệu chuyên môn được quản lý tập trung trên một nền tảng thống nhất, giúp việc cập nhật, tra cứu và chia sẻ thông tin được thực hiện nhanh chóng, đồng bộ và chính xác.
- Giảm khoảng 60–70% nhu cầu in ấn, sao chụp và lưu trữ tài liệu giấy phục vụ công tác chuyên môn, góp phần tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, giảm diện tích lưu trữ hồ sơ và bảo vệ môi trường.
- Người dùng có thể truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi trong phạm vi được phân quyền, giúp nâng cao khả năng tiếp cận thông tin, hạn chế sử dụng tài liệu lỗi thời hoặc không đồng nhất, từ đó nâng cao chất lượng và tính chính xác của thông tin phục vụ chuyên môn.
- Việc quản lý dữ liệu tập trung giúp giảm thời gian cập nhật tài liệu, hạn chế thất lạc hồ sơ và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình khai thác, sử dụng thông tin thuốc.
- Giải pháp góp phần thực hiện hiệu quả chủ trương chuyển đổi số và cải cách hành chính trong bệnh viện thông qua việc số hóa tài liệu, giảm sử dụng văn bản giấy, đơn giản hóa quy trình tra cứu, nâng cao hiệu quả quản lý và hỗ trợ ra quyết định trong hoạt động chuyên môn.
Với việc sử dụng các nền tảng điện toán đám mây phổ biến, dễ triển khai và có khả năng mở rộng, giải pháp có tính khả thi cao, dễ áp dụng lâu dài và có thể nhân rộng cho các khoa, phòng hoặc các cơ sở y tế khác có nhu cầu xây dựng hệ thống quản lý và chia sẻ thông tin chuyên môn trên môi trường số.
Về khả năng nhân rộng mô hình:
Giải pháp có khả năng nhân rộng cao do được xây dựng trên các nền tảng phổ biến của Google, dễ triển khai, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu và không phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ thông tin phức tạp. Hệ thống có thể áp dụng cho các khoa, phòng khác trong bệnh viện để quản lý và chia sẻ tài liệu chuyên môn, đồng thời mở rộng triển khai tại các bệnh viện trực thuộc Sở Y tế, trung tâm y tế và các cơ sở khám, chữa bệnh khác. Chỉ cần cập nhật cơ sở dữ liệu phù hợp với từng đơn vị, hệ thống có thể đáp ứng nhiều lĩnh vực quản lý mà không cần thay đổi cấu trúc chương trình../.
